Administrar a rotina de home office é natural para muitos profissionais da área da tecnologia e para empresas envolvidas com a chamada Transformação Digital, que se caracteriza pela aplicação de novas tecnologias, uso inteligente de dados e muita automação.

Essas empresas estão adiantadas no processo e conseguem operar com um diferencial competitivo em relação à concorrência. No entanto, essa não é a realidade para a maioria dos negócios no Brasil. É por isso que esse tema se tornou tão importante ultimamente. 

O fato é que a tragédia humanitária e social gerada pela pandemia da Covid-19 influencia diretamente o comportamento das pessoas, que estão mais dispostas a aceitar formas eficientes de trabalho remoto. 

Toda empresa precisa estar atenta a essa mudança, mas não com uma visão oportunista. O objetivo deve ser o de atender os clientes de um modo que os ajude a superar esse momento. Afinal, eles têm necessidades novas, e precisamos nos adaptar a elas. Confira como!

O contexto atual: a pandemia

Logo no início da crise mundial causada pela Covid-19, fomos colocados diante de um difícil dilema: escolher entre garantir a continuidade da atividade econômica ou tomar os cuidados para preservar nossa saúde. 

É óbvio que o equilíbrio financeiro de uma empresa afeta as pessoas que trabalham nela e, em casos extremos, como o atual, também pode ocasionar efeitos na saúde de todos. O fato é que cada um vive sua própria realidade, e não há uma solução ideal para resolver todos os casos. Cada um sabe a urgência de trabalhar ou a possibilidade de se manter isolado.

Além disso, também parece muito claro que o fato de abrir o negócio não significa garantir que os clientes compareçam, pois uma situação como a atual causa receio em qualquer um. Nesse contexto, a satisfação dos clientes também passou a depender da capacidade da empresa de ajudá-los a superar os problemas atuais e garantir o máximo de proteção, o que começou a exigir que qualquer companhia buscasse se desenvolver nos métodos de prevenção ao contágio. 

Como parte das soluções e práticas indicadas, surgiu a necessidade de implementação do trabalho home office por parte das empresas. Mesmo pequenos comércios que precisam permanecer ativos em contato com o público, como mercados, têm várias tarefas que podem ser executadas de casa, como compras e negociações com fornecedores.

Contudo, essas novas rotinas precisam estar focadas na produtividade de modo ainda mais acentuado que em situações normais, pois a necessidade de diminuir custos é muito maior. Isso tudo não é nada fácil de ser administrado, especialmente porque esse cenário se formou de um dia para o outro, impedindo que as empresas pudessem se preparar e se estruturar.

A execução de tarefas em ambiente remoto não é de longe o maior problema, pois a maior dificuldade está em gerenciar pessoas a distância. Especialmente no caso dos pequenos negócios, nos quais o gestor está acostumado a observar tudo pessoalmente, estabelecer controles eficientes sem poder manter esse acompanhamento próximo é um grande desafio. 

A rotina de home office: a produtividade

Para ajudar você a superar os problemas apresentados, elaboramos este texto. Se seguir as dicas abaixo, tudo ficará mais fácil. No mínimo, você vai conseguir entender melhor os aspectos que aumentam os desafios e o que é possível fazer para minimizá-los. 

1. Organize os horários

Esse não é um bom momento para aumentar as despesas com horas extras. Afinal, poucas empresas estão com dificuldade de atender a demanda, uma vez que ela diminuiu. Além disso, um dos maiores problemas de trabalhar em casa é que você está o tempo todo no trabalho e nunca está totalmente nele. 

Se não determinar horários para trabalhar e para fazer atividades pessoais, você corre o risco de misturar essas tarefas de um modo que prejudique sua produtividade. A protelação também é outro fator que merece a sua atenção. Com organização de horários, ela tende a ser muito menor. 

2. Planeje um cronograma de tarefas

Contudo, o tempo dedicado ao trabalho não é o melhor indicador de comprometimento na modalidade remota. Algo fundamental na cultura do trabalho longe da empresa é o compromisso com prazos e tarefas, especialmente se você tiver funcionários trabalhando em casa e o seu objetivo for acompanhar o desempenho deles.

Desse ponto de vista, não importa se um colaborador dedica 8 ou 6 horas diárias, mas sim quanto tempo demora para entregar cada tarefa atribuída a ele. Mudar essa referência facilita muito o controle, pois é difícil saber quanto tempo cada um dedica à sua atividade.

Por isso, o cronograma de tarefas deve relacionar cada atividade a ser feita, bem como os prazos, os responsáveis e os envolvidos com cada uma delas. 

3. Garanta uma boa estrutura

Todos os investimentos feitos na decoração do ambiente da empresa e na estrutura física não podem ser usados no trabalho remoto, que exige uma estrutura própria, que garanta agilidade e controles específicos.

Esse monitoramento deve ser baseado em processos, o que fica mais fácil de administrar se você puder contar com plataformas feitas para esse tipo de acompanhamento. Algumas delas, como a maioria das desenvolvidas para teleconferência, estão disponibilizando acesso gratuito neste momento. 

4. Elimine distrações

Analisar os seus relatórios gerenciais enquanto brinca com um animal de estimação não é a melhor forma de se concentrar na atividade. Por maior que seja a sua capacidade de executar várias tarefas ao mesmo tempo e o bem-estar causado pelo convívio com animais domésticos, é preciso garantir o foco e a concentração.

O ideal é trabalhar em um local silencioso e combinar a melhor forma de agir com quem mora com você. Todos precisam saber quando você precisa se dedicar com concentração a alguma tarefa

5. Estabeleça uma comunicação eficiente

Um bom canal de comunicação é fundamental para o trabalho em home office. Você precisa garantir o compartilhamento de arquivos, a troca de mensagens e, preferencialmente, a centralização de todas essas informações. Elas devem ser armazenadas em um espaço que possa ser acessado com segurança por qualquer um que precise desses dados. 

No trabalho home office, os contatos pessoais não ocorrem, e a interação tende a ser menos frequente. A única forma de manter a sinergia é garantindo uma boa estrutura de comunicação entre os envolvidos, com acesso aos sistemas e aplicações utilizadas. 

6. Faça pausas estimulantes

O treinamento e a capacitação são alguns dos aspectos fundamentais para trabalhar com novidades, mas o estresse pode ser mortal em uma atividade isolada, sem o convívio social. Manter uma rotina de exercícios regulares e fazer pausas programadas para um café ou, se tiver essa possibilidade, um passeio no jardim, são comportamentos fundamentais para ajudar a manter a saúde mental e emocional.

Por fim, a rotina de home office pode ficar muito mais fácil com a adoção de ferramentas de automação de processos, que são fundamentais para ajudar a manter a produtividade. Já mencionamos a importância delas no tópico três, mas vale a pena se aprofundar no tema. 

Por isso, separamos uma postagem complementar para você. Acesse e leia o conteúdo: “Saiba como aumentar a produtividade da empresa com a automação de processos”.