O entendimento correto das informações e a utilização mais adequada dos relatórios gerenciais são fundamentais para que os empreendedores tomem decisões mais acertadas em relação à gestão do seu negócio.

Eles são importantes ferramentas administrativas para mensuração dos resultados e a elaboração de ações estratégicas, fazendo toda a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma organização.

Neste artigo, apresentamos de forma mais aprofundada os principais relatórios gerenciais e como elaborá-los de forma clara e objetiva para proporcionar maior segurança no processo decisório. Prossiga a leitura e confira!

O que são relatórios gerenciais?

São documentos objetivos estruturados em um formato mais analítico — podendo conter gráficos e tabelas — que apresentam informações e dados sobre a área da empresa a ser analisada e, de modo geral, são utilizados no processo de tomada de decisões.

Os relatórios gerenciais permitem o cruzamento de dados para a análise de resultados de diferentes períodos. Suas informações devem ser precisas, relevantes e fidedignas, considerando que o documento servirá para traçar o planejamento estratégico da companhia, não deve haver margem para erros.

Por isso mesmo, é importante saber qual metodologia será utilizada para a elaboração dos relatórios, isto é, definir quais informações devem estar presentes e qual o objetivo a ser alcançado por meio dele. Assim, estabelece-se um padrão que facilita a comparação entre o documento anterior e o presente.

Quais são seus objetivos e a sua importância?

Todo tipo de negócio necessita de inteligência para se desenvolver. Nesse sentido, os relatórios gerenciais são ferramentas essenciais que permitem ao empreendedor ter uma visão mais panorâmica da situação empresarial, ao mesmo tempo, que identifica possíveis carências e oportunidades de cada setor.

Um relatório de qualidade conta com um histórico de dados organizados de forma transparente e direta para facilitar sua compreensão e análise. Isso porque, quanto maior a qualidade das informações reunidas, maior o preparado do profissional para atuar na corporação.

Os objetivos dos relatórios gerenciais variam de acordo com o que o líder ou a equipe pretende analisar ou monitorar. De maneira geral, podemos mencionar:

  • mensuração de resultados;
  • elaboração de planejamento estratégico com base nos próprios resultados da organização;
  • monitoramento de dados;
  • melhoria dos processos;
  • entendimento da situação real do empreendimento, permitindo cuidado na tomada de decisões.

Quais os principais relatórios gerenciais?

Diversos são os fatores que podem ser analisados a partir dos relatórios gerenciais. Assim, existem os voltados para situação financeira, os ligados à avaliação de desempenho, ao nível de satisfação dos clientes entre outros.

Em outras palavras, existem documentos específicos para cada tipo de objetivo, os quais expõem uma série de informações de acordo com a área analisada. Vejamos a seguir os principais relatórios utilizados pelas empresas.

Financeiros

Os relatórios financeiros são, com certeza, os mais utilizados em uma organização, isso porque eles demonstram de maneira muito precisa como está a situação orçamentária e permitem um controle mais eficiente.

Esses documentos envolvem os números referentes aos custos e despesas, às contas a pagar e a receber, ao fluxo de caixa etc. Além disso, indicam condições como o desenvolvimento e crescimento empresarial em meses e anos, bem como a eficiência das ações estratégicas para aumentar as vendas.

Entre os principais relatórios financeiros, a seguir citamos alguns que são de extremamente importantes para a mensuração de resultados e controle orçamentário:

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  • fluxo de caixa que faz um levantamento de todas as movimentações de entrada e saída do orçamento;
  • relatório de controle de contas a pagar e a receber;
  • relatório orçamentário, voltado para a projeção de despesas e receitas, para que o planejamento do orçamento empresarial seja de médio e longo prazo;
  • Demonstrativo Resultado do Exercício (DRE) que mensura a lucratividade da instituição em determinado período;
  • Balanço Patrimonial (BP) que demonstra a situação do patrimônio financeiro da corporação e é obrigatório para empresas de uma forma geral.

O ideal é que as informações analisadas tenham como base indicadores financeiros como o EBITDA, ticket médio, retorno sobre investimentos, nível de endividamento entre outros. Dessa forma, a real conjuntura da companhia fica mais precisa.

Contábeis

Mesmo nas empresas optantes pelo Simples Nacional os relatórios contábeis são a garantia de conformidade fiscal, ou seja, a eliminação de problemas com o Fisco.

Esses documentos como os já mencionados BP e DRE, além de trazerem informações sobre os demonstrativos contábeis, também podem ser utilizados para o monitoramento da apuração e pagamento de todos os impostos.

Custos

Esse relatório tem como foco a eficiência operacional e contribui para decisões que tem como objetivo conseguir fazer mais com menos. Com ele os gestores conseguem identificar com maior clareza e precisão as receitas e despesas de cada setor.

A gestão dos custos é imprescindível para o controle e a redução de custos fixos e variáveis, permitindo um melhor planejamento e elaboração de estratégias.

Vendas

A análise do crescimento ou redução das vendas em um determinado período é crucial para identificar movimentos sazonais do mercado, e a partir daí fazer a projeções futuras com base na média de vendas.

O relatório de vendas também contribui para o conhecimento dos produtos mais vendidos e os que podem ser retirados de linha, ajudando no controle do estoque, para que os pedidos sejam feitos de forma mais eficiente aos fornecedores.

Produtividade

O objetivo do relatório de produtividade é apresentar quanto a companhia conseguiu produzir em um mês, quais os gargalos da produção, além de apontar os colaboradores que se destacaram no desenvolvimento de suas atividades.

Esse documento é uma excelente ferramenta que funciona como um termômetro. Ou seja, quando a produtividade da instituição como um todo começar a cair, pode ser o momento de efetuar uma pesquisa de clima organizacional ou, ainda, executar um treinamento de equipe.

Quais dados considerar para um relatório eficiente?

A elaboração de um relatório gerencial eficiente deve contar com uma exposição bem estruturada das informações de forma que atenda às necessidades da companhia e de seus gestores

De modo geral, um bom relatório deve ser elaborado com os atributos que seguem:

  • objetivo: é o ponto de partida e deve ser conciso e de fácil compreensão. Objetividade é um item fundamental para que todas as informações sejam absorvidas;
  • claro: dados e ideias devem ser apresentados da melhor forma possível para facilitar a compreensão de todos;
  • completo: não podem faltar informações importantes ou conter dados incompletos, já que isso pode influenciar a tomada de decisão de uma maneira negativa (contudo, cuidado com o excesso);
  • funcional: as informações precisam ser realmente relevantes para o objetivo que se propõe.

Por que a automatização dos relatórios é importante?

Os relatórios são ferramentas vitais na rotina de um empreendedor porque trazem um conjunto de informações essenciais para a avaliação do desempenho da empresa. Por essa razão, são considerados imprescindíveis para o processo decisório e criação de estratégias de crescimento.

Todavia, para alcançar os resultados esperados por meio desses documentos é necessário contar com softwares especializados capazes de reunir e organizar as informações geradas pelas operações da instituição. Esses sistemas geram documentos técnicos e detalhados e em tempo real, facilitando a vida dos empresários.

Para concluirmos, os relatórios gerenciais são fundamentais para o gerenciamento e mensuração dos resultados de seu negócio, isto é, para o seu sucesso empresarial. Sem eles, não é possível realizar um controle eficaz e nem criar um planejamento estratégico eficiente.

E então, você entendeu a importância dos relatórios gerenciais? Diante dessa constatação, considere investir em um sistema ERP para melhorar sua gestão. Entre em contato com Luz Automação e conheça a nossa solução!

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