No mercado atual, é cada vez mais essencial a automatização de processos. A concorrência é bastante acirrada e são enormes os desafios econômicos enfrentados. É aí que entra o planejamento financeiro. Na verdade, ele é a primeira função da administração. Antes de iniciar um novo negócio, por exemplo, a organização coloca um foco imenso no planejamento das finanças.

O fato é que o planejamento financeiro é extremamente importante para prever as necessidades de fundos de uma organização e determinar as fontes deles. Inclui essencialmente a geração de um plano de finanças para as atividades futuras da empresa, definindo objetivos e evitando erros, visto que todas as empresas estão pensando no planejamento de 2021.

Para realizar esse planejamento de forma eficiente, falaremos sobre como a automação auxilia a empresa em seu planejamento financeiro. Continue a leitura e saiba mais!

Mapeamento dos processos

O mapeamento dos processos financeiros elimina procedimentos errados e faz a maior parte do trabalho pesado para você. Você pode ter uma excelente equipe financeira, mas ela depende de muitas coisas que estão além do seu controle. Pequenos erros, fornecedores difíceis e políticas em mudança, tornam difícil manter informações precisas.

Quando seus dados em formulários são automatizados, você pode ter certeza de que não há erros manuais e que você tem os números corretos. Antes de começar a automatizar seus processos em uma plataforma digital, esboce o fluxo de trabalho e o formulário em um quadro branco.

Você será capaz de ver onde você precisa fazer alterações e agilizar tarefas. Também é essencial falar com as partes interessadas, a fim de conseguir ter sua perspectiva sobre o que deve ser modificado para otimizar o processo.

Análise das receitas e despesas

Hoje em dia, as organizações aproveitam todos os tipos de tecnologia e ferramentas, a fim de operar da maneira mais eficaz possível. No entanto, por várias razões, as empresas muitas vezes negligenciam o gerenciamento de despesas ou são colocadas em segundo plano. Algumas empresas, por exemplo:

  • não acredita que são grandes o suficiente para automatizar o gerenciamento de despesas;
  • têm tecnologias ou processos que “funcionam perfeitamente” e, portanto, não são atualizados;
  • sentem-se mais confortáveis com ferramentas conhecidas, como planilhas e relatórios de despesas em papel.

Seja qual for o motivo, toda empresa deve compreender que o gerenciamento manual de despesas pode prejudicar sua organização. Os processos tradicionais não podem fazer o trabalho de análise de receitas e despesas, de modo ágil e com menos erros. Além disso, não fornecem a visibilidade de gastos necessária para fazer seu trabalho com eficácia. E quando seu processo de despesas é lento, podem realmente aumentar os erros.

Por meio da automação, as equipes financeiras podem ver para onde vai cada centavo, quais contas e reembolsos são pagos em dia, erros e fraudes são eliminados e as decisões de negócios são baseadas em dados de gastos completos e precisos — com uma visão clara do controle de caixa.

Integração das informações

Apenas é viável implementar um sistema automatizado, quando os setores da organização conseguem ter os dados integrados em uma mesma plataforma. Isso quer dizer, por exemplo, que as informações que a equipe comercial preenche sejam atualizados de modo instantâneo por meio de um software financeiro, tendo todos os processos que estejam relacionados ao departamento em questão.

Por meio da integração, existe um risco menor de erros ocasionados pelo fato de os dados não serem atualizados e também existem melhorias bem significativas na gestão do negócio, pois é possível analisar a organização sob uma óptica mais completa e ampla.

O fato é que é possível notar que um planejamento financeiro trabalha com uma enorme quantidade de informações e dados, o que pode ser muito complexo para organizar na prática. Inclusive, se esse processo é realizado de modo manual, falhas podem acontecer, diversos dados podem ser perdidos e afetar o resultado do levantamento.

Informações e dados gerenciais são trocadas de modo ágil e eficaz, com a utilização da tecnologia em nuvem e do acesso remoto por vários dispositivos móveis, como smartphones, tablets, notebooks ou desktops. Assim, sustentando os sistemas e criando painéis de controle, relatórios e estatísticas, a fim de que seja possível acompanhar tudo isso em tempo real.

Processamento de faturas

Muitos esforços de automação têm como objetivo tirar as pilhas pesadas de papel de suas mãos e substituí-las por um processamento de faturas eficiente. É exatamente por isso que esse processamento utiliza a automação, com o intuito de facilitar o planejamento financeiro.

Ao automatizar tarefas como pagamentos recorrentes, faturamento periódico e contabilidade, é possível tirar uma grande carga dos ombros de toda a equipe de finanças. Como todos os processos de fluxo de trabalho financeiro são automatizados, você pode aumentar as receitas por meio de insights precisos. Você pode observar as métricas exatas de que precisa e agilizar todos os processos necessários.

Redução do custo dos erros

Pequenos erros podem ter um alto custo. Por exemplo, um decimal no lugar errado pode significar que sua empresa acaba cobrando muito mais do cliente. Quando ele fica chateado com o erro, pode decidir fazer negócio com outra empresa. O fato é que a automação de processos de negócios reduz o risco de erros e diminui significativamente as despesas causadas pelos erros.

Assim, é possível aumentar a eficiência geral da organização, o que pode significar custos mais baixos para o seu negócio. Concluir tarefas com rapidez e precisão, cria um melhor resultado para os resultados financeiros de sua empresa, o que pode permitir que seu negócio cresça e expanda à medida que ela melhora seus processos.

Por fim, são essenciais o planejamento financeiro de uma empresa para consolidar e ter a possibilidade de expansão e consolidação do negócio. Assim, é necessário investir em estratégias e ferramentas para modernizá-los, torná-los mais seguros e eficazes. Além de gerar mais produtividade na equipe. Lembrando que todas essas vantagens são viabilizadas por meio da automação.

Viu como a automação pode ajudar no planejamento financeiro de sua empresa? Para complementar sua leitura, leia também “Como atingir o equilíbrio financeiro de sua empresa