Buscando sempre inovações e a melhoria dos procedimentos nas transações comerciais, a Secretaria da Fazenda vem realizando constantes mudanças na nota fiscal eletrônica. Em 2019, por exemplo, todos os varejistas serão obrigados a emiti-la, independentemente do ramo de atuação.

Além disso, muitas outras novidades deverão ser respeitadas. Para você se manter bem informado e não ter problemas em seu negócio, elaboramos este post com as principais mudanças previstas para 2019. Quer se manter atualizado? Então continue lendo!

Os motivos das mudanças

As constantes alterações que vêm sendo realizadas na nota fiscal eletrônica têm como objetivo aumentar a rigidez da fiscalização por parte da Receita Federal, assim como garantir um melhor entendimento pelos varejistas ou responsáveis pela contabilidade das empresas.

Por isso, a automação comercial é uma premissa de que seu negócio não pode fugir, tendo em vista que todos os processos são eletrônicos e preenchidos no meio digital. Agora, os lançamentos e a organização dos dados estão facilitados.

A NF-e reduz custos e também os riscos de extravios, conferindo mais segurança aos varejistas. De um modo geral, o documento registra eletronicamente as movimentações tributárias das empresas, com validade jurídica por meio da assinatura digital.

Desde as primeiras mudanças, muitos avanços aconteceram, como a substituição do papel pelo meio digital, reduzindo gastos e, ainda, agilizando a vida tanto dos varejistas quanto dos consumidores. Agora que você já está mais familiarizado com o assunto, vamos destacar as principais mudanças da nota fiscal eletrônica a partir de 2019.

Consulta e download de XML somente com certificado digital

Antes dos ajustes Sinief 16/2018 e 17/2018, os varejistas ou contadores responsáveis pelas empresas conseguiam consultar os dados da nota fiscal eletrônica por meio da chave de acesso ou pela leitura de barras do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), visualizando todas as informações — de valores a destinatários de notas.

Também era possível baixar o XML apenas com a quebra do captcha (letrinhas). Com o objetivo de garantir mais segurança em todos os processos, a partir de agora, a consulta e o download de XML só vão acontecer com o certificado digital, ou seja, o acesso será mais restrito.

Dessa maneira, os varejistas devem ficar atentos, pois as informações não serão disponibilizadas nem mesmo no site oficial da Secretaria da Fazenda sem o certificado digital. Portanto, é preciso se adequar para não ter futuros problemas tributários.

No momento do anúncio da alteração, publicada no Diário Oficial da União no dia 1º de novembro de 2018, o ajuste informou que “a disponibilização completa dos campos exibidos na consulta de que trata o caput desta cláusula será por meio de acesso restrito e vinculada à relação do consulente com a operação descrita na NF-e e consultada, nos termos de MOC.”

Novo layout da NF-e 4.0

A versão 2019 da nota fiscal eletrônica é a 4.0 e está com um layout novo e com mais campos para serem preenchidos. Podemos citar a área que exige agora o nome do responsável técnico pelo envio do documento à Secretaria da Fazenda.

No campo, pode ser informado o nome de uma pessoa física ou jurídica responsável pela emissão, como uma desenvolvedora de software. O objetivo é justamente dificultar a ação de fraudadores.

Novas rejeições

O sistema conta agora com um quadro que informa possíveis rejeições em razão do preenchimento de dados incorretos. Assim, cada rejeição vem com um número de acordo com a pendência registrada.

Por exemplo, se alguém informa incorretamente o CNPJ do responsável, aparecerá a rejeição 974, com a frase “CNPJ do responsável técnico diverge do cadastrado”, e assim para várias solicitações, melhorando a segurança dos dados.

Local de retirada e entrega

A nova versão da nota fiscal eletrônica criou um local para informações referentes à retirada e à entrega de mercadorias. Agora, é preciso informar razão social ou CPF, endereço completo, telefone, e-mail e inscrição estadual. Também existe um protocolo de autorização na rejeição por duplicidade.

Mensagem de interesse da Sefaz

Outra mudança que vai ocorrer por conta das normas é no protocolo de resposta da Sefaz (protNFe). O local é destinado para o preenchimento de informações de interesse da Secretaria.

Ao receber mensagens da Sefaz, o varejista ou responsável técnico deverá observar o código da mensagem (cMsg) e a mensagem da Sefaz para o emissor (xMsg).

Apesar de ser opcional, possivelmente, o novo campo será adotado por alguns estados. Por isso, vale a pena observar se a medida foi adotada em sua região.

FCP no grupo de repasse do ICMS ST

Dentro do grupo de repasse do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), foi criado um novo local chamado Fundo de Combate à Pobreza (FCP). Agora, o FCP terá novos campos antes retidos na Substituição Tributária. São eles:

  • valor da base de cálculo do FCP retido anteriormente;

  • percentual do FCP retido anteriormente por Substituição Tributária;

  • valor do FCP retido por Substituição Tributária.

Vale ressaltar que o grupo aceita as seguintes tributações:

  • 41 = Não Tributado;

  • 60 = Cobrado anteriormente por substituição tributária.

Quadro transportador no DANFE

As opções de frete também foram alteradas na NF-e 4.0. Além das novidades no layout do DANFE, com a inserção do quadro transportador, existe o campo de identificação, que deve ser preenchido com códigos. Veja como ficou:

  • 0= contratação do frete por conta do remetente (CIF);

  • 1= contratação do frete por conta do destinatário (FOB);

  • 2= contratação do frete por conta de terceiros;

  • 3= transporte próprio por conta do remetente;

  • 4= transporte próprio por conta do destinatário;

  • 9= sem ocorrência de transporte.

Motivo de isenção na Anvisa

A versão 4.0 da nota fiscal eletrônica traz, ainda, melhorias no campo que registra os medicamentos. A partir de agora, o contribuinte tem a possibilidade de preencher o código de produto Anvisa, apontando o número que isenta a mercadoria ou matéria-prima de registro na Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa).

A nova norma inseriu uma tag específica para demonstrar que o produto não tem registro, ou seja, está isento. No campo “motivo da isenção da Anvisa”, o responsável deve apenas inserir “isento”.

Os prazos de adequação

A maior parte dos estados brasileiros já exige a emissão da nota fiscal eletrônica 4.0 desde agosto de 2018. No entanto, Bahia, Espírito Santo, Rio Grande do Sul, Mato Grosso do Sul e Tocantins passaram a exigi-la a partir de 2019.

No caso das mudanças instituídas pelas normas citadas no post, a vigência está prevista para começar no dia 29 de abril de 2019, ou seja, é preciso correr para não ter sérios problemas junto à Secretaria da Fazenda.

Caso contrário, haverá impactos negativos nas contas do seu negócio. Isso porque ficará impossível emitir os documentos fiscais, ou seja, a sua empresa estará irregular, podendo sofrer altas multas e até mesmo a interdição.

O que deve ser feito para atualizar o sistema

A primeira dica é você contratar uma empresa especializada que forneça um sistema de automação para gerar as notas fiscais eletrônicas com todas as mudanças já vigorando na versão 4.0.

Com uma parceira que fornece um sistema emissor confiável, as atualizações vão ser inseridas de forma natural, sem dores de cabeça para o seu negócio.

Dessa maneira, a migração será tranquila e dentro do prazo previsto, sem os problemas fiscais que tanto incomodam os empresários.

Nesse quesito, é importante você seguir algumas orientações. Entre elas, observe se a empresa prestadora do serviço tem credibilidade no mercado, seus anos de experiência em automação comercial, número de clientes atendidos, entre outros aspectos.

Veja, ainda, se os profissionais são especializados em Tecnologia da Informação (TI) e realize uma pesquisa na internet para constatar possíveis reclamações quanto aos serviços prestados.

A importância das mudanças na nota fiscal eletrônica

Ao longo dos anos, as relações humanas se modificam, e as tecnologias avançam em prol da otimização do tempo, redução dos custos e aumento da produtividade.

E é exatamente para melhorar a segurança digital dos contribuintes e das empresas que houve as alterações na nota fiscal eletrônica, chegando à versão 4.0.

A partir de abril de 2019, as mudanças citadas neste post já estarão em vigor, melhorando, também, a qualidade das informações direcionadas ao governo. Dessa maneira, fraudes e sonegações serão combatidas, fazendo com que o dinheiro chegue à gestão pública.

Trata-se de um avanço que está sintonizado com as novas tecnologias, ou seja, os varejistas que não se adequarem poderão ter sérios prejuízos ou até mesmo a triste notícia do fechamento da empresa.

Portanto, como tudo é digital hoje em dia, nada melhor do que adequar a sua empresa com o auxílio de parceiros que entendem do assunto. Além de evitar falhas operacionais no sistema e até mesmo erros infantis no envio dos dados, a automação comercial será um investimento com retorno garantido.

Dessa forma, a dica é se atualizar quanto às mudanças, deixando o seu negócio em dia com a Receita Federal e também com todos os aspectos referentes à nota fiscal eletrônica, garantindo o fluxo de caixa e os devidos direitos e deveres que todo empresário honesto segue no país.

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