A pandemia causada pelo coronavírus trouxe muitas mudanças. O isolamento social chegou no país e várias empresas precisaram parar as atividades na organização para evitar a aglomeração de pessoas. Uma das principais soluções foi o trabalho remoto, fazendo com que gestores e colaboradores fizessem um escritório em casa.

Você sabe preparar esse ambiente para conseguir a melhor produtividade e oferecer um suporte para que seus funcionários também montem o escritório para render em alto desempenho? Confira 5 passos fundamentais na hora de criar o home office e use o espaço também para se conectar com a equipe, motivando-a e até aplicando treinamentos e capacitações. Boa leitura!

1. Defina o espaço do seu escritório em casa

Em algumas residências, encontrar o espaço para montar um escritório é simples. Às vezes, o imóvel conta com um local disponível exclusivamente para esse fim. Entretanto, sabemos que essa não é a realidade da maioria das pessoas. Então, é hora de analisar os ambientes da casa. Para quem tem filhos, o ideal é que seja um espaço com porta, facilitando momentos como reuniões on-line.

Para aumentar a produtividade, também vale a pena observar se o local não leva a distrações facilmente. Uma mesa instalada na sala de uma casa com muitas pessoas pode ser uma grande armadilha. Afinal, nem todos podem entender que é o momento de trabalho, ligando a televisão, som ou mesmo puxando uma conversa. Caso você se instale em um local de muito fluxo, delimite o espaço.

Em alguns lugares, como a base de uma escada, é possível usar uma cortina ou mesmo virar a mesa de costas para o movimento da casa. Claro que, além de pensar no espaço, os tempos de atividade e as agendas devem ser compartilhados com todos os moradores, facilitando o respeito e a colaboração com o momento de trabalho de cada um.

Talvez a solução seja um escritório compartilhado, ou mesmo uma pequena estação de trabalho e estudo.

2. Pense no mobiliário e na estrutura

É normal ter que se dedicar muitas horas no home office. Afinal, esse é um momento completamente novo e que requer muita atenção das empresas para manter o fluxo de vendas e garantir a satisfação do cliente. Por isso, conte com o mobiliário adequado. Uma mesa e poltrona ou cadeira ergonômica, que favoreça a boa postura, são fundamentais.

Além disso, é importante pensar na estrutura dessa estação de trabalho. Se vai usar o notebook, além do lugar para que ele fique, é preciso checar se existem tomadas para recarregar a bateria e se o sinal da internet é bom no local em que você pretende fazer o escritório.

Aproveite para pensar em outros objetos que fazem parte da sua estação de trabalho, como agenda, caneta, papéis e documentos. É interessante que a estrutura preveja esses itens, contribuindo para que o ambiente continue organizado e seja prático no dia a dia.

3. Crie um ambiente confortável

É importante entender que o trabalho em casa às vezes pode ser tão estressante e cansativo quanto na empresa. Por isso, uma decoração que faça sentido para você pode contribuir para manter a praticidade durante a rotina de trabalho. Você pode trabalhar as cores, por exemplo, evitando tons muito fortes caso perceba que isso diminui sua concentração.

Além disso, é possível tentar montar uma estação de trabalho que promova um aumento no desempenho. Por exemplo, um ambiente sóbrio pode até ser ideal para quem precisa lidar com relatórios, números e estatísticas, como no setor contábil. Entretanto, para quem precisa aumentar as vendas, é interessante que o escritório em casa seja estimulante para esse tipo de operação, contendo:

  • uma mesa que possibilite fazer o trabalho tanto sentado quanto em pé;
  • itens que geram confiança para o vendedor — pode ser um tiro ao alvo para um ou um termômetro para acompanhar a meta para outro;
  • uma poltrona confortável para fazer chamadas telefônicas.

O fundamental é que o escritório seja funcional por um lado e consiga ter um toque de personalidade por outro.

4. Conte com um local que favoreça o trabalho

Você tem crianças em casa ou conta com pets no seu lar? Seu quarto pode ser transformado em um escritório ou é dividido com outras pessoas? Além de pensar na dinâmica para descobrir qual é o local e o formato mais favoráveis, alguns itens podem melhorar o ambiente de trabalho. Por exemplo:

  • cultivar uma planta — isso ajuda a trazer um pouco de natureza para o ambiente de trabalho, é importante escolher uma espécie de acordo com o clima e a quantidade de sol que ela terá;
  • pendurar quadros e fotografias — são aqueles pontos de fuga que ajudam a trazer força e inspiração;
  • evitar distrações — ter um lugar para o celular (preferencialmente no silencioso) ajuda a focar por mais tempo nas questões do trabalho.

5. Observe o ponto de iluminação do escritório

Aproveitar a luz natural do sol é muito importante para montar um escritório em casa. Além de economizar nos gastos com energia elétrica, o sol estimula o positivismo, levando a pessoa à atividade e reduzindo as chances de desenvolver pensamentos depressivos. Por isso, se for possível, aposte em um local com janelas e aproveite essa fonte de calor e luz gratuita.

Além disso, é fundamental pensar em quais serão os pontos de luz elétrica do escritório. Afinal, também é possível trabalhar em períodos noturnos ou mesmo em dias nublados. A cor da luz também influencia os sentimentos durante o trabalho. Prefira tons mais frios, pois os tons quentes remetem ao fim do dia e podem fazer com que o cérebro interprete que já está perto da hora de dormir.

Manter os colaboradores trabalhando a distância, sem necessariamente ter existido um treinamento e uma preparação para isso, pode parecer difícil. Entretanto, é possível diminuir a rotatividade dos funcionários, buscando informações simples e auxiliando-os com algumas dicas, como essas que apresentamos.

Isso porque, se as estratégias para motivação e monitoramento na empresa acontecem de uma forma, certamente, com o escritório em casa, é preciso contar com novas abordagens. A principal delas é conseguir se aproximar da equipe, passar segurança e ser claro e objetivo com relação aos processos que estão acontecendo. Além disso, contar com diferentes tipos de automação também pode ajudar nesse momento.

Se você gostou deste texto, confira nosso artigo sobre como manter a produtividade na rotina home office!