Otimizar a utilização do tempo e manter um alto nível de produtividade são desafios constantes em muitos negócios. Contudo, a solução pode ser encontrada na simples organização de empresas, bem como do seu espaço.

Muitos gestores reconhecem que a qualidade dos resultados depende do ambiente de trabalho no qual a equipe se encontra. Isso quer dizer que fatores como limpeza, organização e conforto são essenciais para manter a satisfação.

Para saber como fornecer condições ideais para que a sua empresa possa prosperar, continue lendo o nosso post. Confira!

Organização de empresas: como colocar em prática

O trabalho no ambiente corporativo é cheio de tarefas a serem concluídas, problemas a serem solucionados e demandas que surgem a qualquer momento. Por isso, o papel da organização é fazer com que você seja bem-sucedido em qualquer situação.

Mantenha o seu local de trabalho organizado

A importância da organização física do local de trabalho é um fator que prevalece tanto em pequenas empresas como em grandes corporações. A sua presença tem tanto impacto na produtividade e no bem-estar da equipe que existem metodologias como os 5W2H que pregam o seu desenvolvimento.

O quê? (What)

É a tarefa em si.  

Por quê? (Why)

O motivo de realizar a tarefa. 

Como? (How)

Como você vai alcançar o objetivo da tarefa. 

Quem? (Who)

Quem ou qual equipe vai realizar a tarefa.

Quando? (When) 

Qual será o prazo para realização das atividades. 

Onde? (Where)

Onde as ações serão realizadas. 

Quanto? (How much)

Qual será o custo das ações.

Além disso, é recomendado que os profissionais busquem facilitar o seu cotidiano com medidas simples, como:

  • organizar papéis e materiais na mesa;

  • evitar o excesso de elementos que geram desorganização; e

  • manter arquivos e documentos identificados e bem armazenados.

A mesma regra vale para os arquivos eletrônicos mantidos no computador. Estes devem ter a sua nomenclatura padronizada e ser separados por período e assunto para facilitar o processo de busca.

Planeje a execução das atividades

Muitas profissionais encontram dificuldades em atender os prazos para as conclusões de suas tarefas ou não conseguem manter um fluxo de trabalho quando imprevistos aparecem. Essa é uma situação que afeta diretamente o seu rendimento e prejudica o cumprimento de prazos.

Para evitar o desperdício de tempo e esforços, é essencial adotar um planejamento, seja na agenda ou no computador. O primeiro passo deve ser listar as atividades de acordo com o seu grau de importância, por exemplo. O estabelecimento dessa ordem busca resolver o que é mais urgente, pois serve para priorizar as atividades que requerem atenção imediata.

Comece a delegar tarefas

Um aspecto bastante comum da gestão de pequenos negócios ou empresas familiares é a capacidade de delegar tarefas entre os funcionários. A administração centralizada e a falta de oportunidades para desenvolver novas atividades é uma das principais causas da falta de motivação na equipe.

Portanto, é importante distribuir as responsabilidades para desenvolver um senso de autonomia e inovação. Antes de colocar a delegação em prática, o gestor tem que garantir que o colaborador foi treinado adequadamente, dispõe das ferramentas e informações necessárias, e compreende quais são os resultados esperados.

Valorize a qualidade de vida no trabalho

O ambiente de trabalho expõe os profissionais a situações de estresse e pressão que podem ser prejudiciais. Por esse motivo, é fundamental desenvolver o hábito de tirar pausas para recarregar a energias.

Essa tática, inclusive, ajuda a manter a concentração e fornece uma nova perspectiva sobre a execução de uma atividade. Saiba reconhecer que a qualidade de vida deve ser mantida mesmo no local de trabalho. Aproveite para separar um momento para descansar e interagir com os colegas.

Em breve, você verá os resultados de como essas práticas ajudam a consolidar a organização de empresas em qualquer setor e ajudar a manter a motivação.

Com essas dicas e a metodologia 5W2H, você garante a melhoria contínua de todos os processos na empresa como um todo. Então, que tal aprender um pouco mais e ler sobre como reduzir o desperdício de forma simplificada?