Controle de caixa: como fazer para garantir o acompanhamento eficiente dos recursos da empresa? Muitas empresas têm certa dificuldade em lidar com o processo e confundem conceitos como fluxo de caixa, regime de competência e planejamento orçamentário. Como consequência, é gerado falta de controle e prejuízo, que resulta no possível desvio de recursos e no aumento da carga de trabalho.

Quem nunca passou horas tentando encontrar o motivo de uma diferença no caixa antes de dominar esse controle? Nessas situações, nem sempre o problema é encontrado, o que prejudica a confiabilidade dos dados e o equilíbrio financeiro, além de aumentar a vulnerabilidade do caixa.

Depois de ler este texto, você vai perceber como é possível tomar medidas práticas para criar a estrutura que você precisa para um controle perfeito. Confira e aproveite!

Controle de caixa: o que é?

O controle de caixa é uma rotina administrativo financeira que registra e monitora as entradas e saídas de dinheiro da empresa. Basicamente, as funções dessa ferramenta são:

  • manter o controle de entradas e saídas;
  • fornecer dados para a gestão financeira;
  • permitir o planejamento orçamentário;
  • prever e monitorar as demandas de capital;
  • proteger os recursos financeiros.

Controle de caixa: como fazer?

Para começar a explicar como implementar um controle eficiente, começaremos com algumas dicas pontuais que estão baseadas nos erros mais comuns encontrados no controle de caixa. Por isso, elas podem ser facilmente praticadas. Confira quais são elas, a seguir.

1. Registre cada movimento

Não é nenhum segredo que uma saída ou entrada não lançada no caixa pode gerar uma diferença e, por isso, não é comum que alguém deixe de fazer esse lançamento intencionalmente. Contudo, a rotina diária é corrida para todos, especialmente nas empresas de menor porte. 

Para garantir a agilidade de um atendimento, muitos colaboradores — e até gestores — acabam deixando o lançamento no caixa para depois ou contando com a boa memória para lembrar de incluir um movimento no momento do fechamento. 

Como resultado, muitas dessas entradas e saídas deixam de ser lançadas, normalmente por esquecimento. Para evitar o problema, você precisa estruturar ao máximo os seus procedimentos de lançamentos. Quanto mais automático e desburocratizado for o seu processo, menor será a necessidade de pular etapas. Seja como for, deixar de registrar um movimento de caixa nunca é uma boa opção. 

2. Abra e feche o caixa nas trocas de turno

Cada vez que há uma mudança de operador e a cada início e término de expediente é preciso fechar e abrir o caixa. Para que um colaborador se responsabilize por uma eventual diferença, ele precisa conferir o fechamento efetuado pelo profissional que trabalhou no horário anterior.

De outro modo, é impossível saber em qual período ocorreu o erro que gerou a diferença e qual foi o engano. Da mesma maneira, fazer o fechamento semanalmente, por exemplo, é outro gargalo muito comum no fechamento de caixa. Realizar o processo diariamente facilita a identificação de problemas e a correção de procedimentos e práticas que prejudicam o bom controle.

3. Separe fluxo e competência

Logo na definição do conceito de controle de caixa você notou que ele tem vários objetivos distintos. Isso, por si só, gera a necessidade de agir e avaliar diferentes aspectos dos processos envolvidos.

Uma conta de luz paga em um mês, por exemplo, refere-se ao consumo ocorrido no anterior. Por isso, essa despesa precisa ser contabilizada na competência do mês que passou, de modo a gerar demonstrativos confiáveis e precisos sobre a lucratividade do negócio.

De outro lado, para a programação orçamentária, o importante é saber a data do vencimento, de modo a garantir que o dinheiro estará disponível para efetuar o pagamento na data de vencimento. É isso que chamamos de fluxo.

4. Controle o fluxo de caixa

A falta de controle do fluxo de caixa é um problema para boa parte das pequenas empresas. Esse gargalo faz com que o empreendedor precise se desdobrar para levantar o dinheiro necessário para o pagamento de uma despesa mais elevada.

Isso pode ocorrer em razão de uma receita baixa, principalmente em períodos de crise. É muito comum, porém, que aconteça também pela falta de um bom acompanhamento do fluxo de caixa.

5. Acompanhe os ciclos

Todo negócio começa com os investimentos necessários para entregar um produto ou um serviço ao consumidor, que efetuará o pagamento e encerrará o ciclo da venda. É por isso que toda empresa precisa de um capital de giro, que é o total de recursos necessários para sustentar os processos até que o fluxo se feche.

Sem calcular os seus ciclos e esse capital, o controle de caixa é quase um exercício de adivinhação, pois a programação fica impossível. Por isso, você precisa investir em capacitação sobre como efetuar todos esses cálculos.

6. Automatize o controle de caixa

No século passado, todo esse controle era feito manualmente. Imagine a complexidade de monitorar o caixa de um grande banco, por exemplo. Era um ótimo exercício para o cérebro dos profissionais envolvidos, uma vez que faziam contas de cabeça durante o dia inteiro, mas hoje isso é impossível devido a dinâmica da rotina moderna.

É preciso ter agilidade e precisão, o que só é alcançado com automação e tecnologia. No caso do controle de caixa, praticamente todo o processo pode ser conduzido automaticamente, o que permite que você foque na análise dos dados enquanto o sistema faz o controle mais operacional.

Depois de configurar a forma como cada despesa deve ser lançada, o sistema processa cada entrada e gera os relatórios de competência e de fluxo de caixa em tempo real. Esse processo é feito de modo automatizado e com grande minimização de erros.

Controle de caixa: como implementar?

Agora que você já leu as dicas, deve estar se perguntando como colocá-las efetivamente em prática. Essa é, de fato, a tarefa que exige mais de sua atenção e dedicação, mas que é simplificada quando começamos com os passos certos.

O primeiro deles é o planejamento. Você precisa determinar uma classificação para as despesas, de modo a configurar os recursos tecnológicos que utiliza. Cada uma delas deve ser separada de modo a permitir o controle paralelo: do fluxo, do controle diário de caixa e dos relatórios gerenciais, que dependem dos lançamento de acordo com a competência.

Depois disso, deve definir os processos e práticas para treinar os envolvidos na execução de suas tarefas. Por fim, precisa estabelecer formas de monitoramento e observação dos gargalos e pontos fracos do seu controle para garantir os melhores resultados. 

Para concluir, podemos então resumir nosso conteúdo sobre controle de caixa, como fazer e implantar, reforçando a necessidade de manter o máximo de atenção com os detalhes, de planejar processos e práticas, agregar tecnologia e, principalmente, de treinar a equipe para desenvolver uma cultura organizacional que valorize a precisão. 

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