Controle de caixa: como fazer da forma correta? Essa é a dúvida de muitos empreendedores que estão iniciando o seu negócio e ainda não sabem como controlar os recebimentos e gastos de dinheiro.

Embora seja um pouco trabalhoso, ter um controle preciso das entradas e saídas é importante para a saúde financeira de qualquer empresa, além de ajudar na tomada de decisões e na administração em momentos de crise. Um bom controle de caixa afeta até mesmo o planejamento para os próximos meses.

Quer saber como fazer essa gestão de forma simples e precisa? Então, leia o post completo!

O que é controle de caixa?

O controle de caixa, também conhecido como fluxo de caixa, é o acompanhamento das entradas e saídas da empresa. Provavelmente, você já faz esse exercício na sua vida pessoal ao anotar as contas que precisa pagar e o quanto receberá de pró-labore ou salário.

Para a empresa, é só seguir o mesmo raciocínio. O controle de caixa é o acompanhamento dos recursos que entram e saem da empresa — seja para pagamento de despesas fixas ou para custos arbitrários —, assim como os valores que serão recebidos de clientes e de outras fontes de renda.

Por que essa prática é tão importante?

O primeiro ponto — que é até um pouco óbvio —, é o papel do controle de caixa para o equilíbrio financeiro da empresa. Sem ter uma visão clara das despesas e receitas, fica difícil manter as contas “no azul”, o que pode abrir um precedente rápido e fácil para a falência.

Além disso, as informações ajudam a nortear a tomada de decisões. Elas podem ser referentes a novos investimentos, compra de equipamentos, empréstimos e gastos que têm a possibilidade de serem reavaliados e reduzidos.

Com base nesse controle, é possível aferir os lucros e identificar os meses ou semanas com maior receita. A partir disso, o empreendedor pode pensar em estratégias para aquecer os períodos de menor movimento.

Outro ponto importante que o controle de caixa traz é a visão dos clientes inadimplentes. A administração mais clara das contas a serem pagas permite a realização de cobranças e outras ações para o recebimento dos valores o quanto antes.

Controle de caixa: como fazer corretamente?

O controle de caixa não é exatamente uma prática complexa, mas requer disciplina e atenção para que seja realizada apropriadamente. Entenda melhor como fazê-lo a seguir.

Faça o registro diariamente

Você pode definir a análise das informações com frequência semanal, mensal ou em períodos maiores. Independentemente da abordagem escolhida, o registro de gastos e recebimentos deve ser diário.

A primeira razão para essa necessidade é a importância de anotar os valores corretos em suas devidas categorias. Deixar para depois faz com que você não lembre dos dados com tanta precisão e algo acabe ficando fora do controle.

O segundo motivo para essa disciplina no registro é poder identificar rapidamente algum valor fora do normal ou um erro — que talvez esteja até ligado ao desvio de verba. Por esses motivos, o registro de caixa deve ser um hábito diário.

Classifique as despesas e receitas

Para cada gasto ou ganho que a sua empresa obtém, é preciso criar uma classificação. Para isso, procure ser o mais específico possível e tente agrupar esses registros para que o fluxo de caixa seja confiável.

Por exemplo: identifique os pagamentos de luz, água, combustível, salários, impostos, insumos, marketing, materiais de limpeza etc. Divida também essas categorias em custos fixos e variáveis. Assim, você terá uma visão mais clara do que pode ser reduzido.

Avalie o saldo inicial

Ao começar o dia, você deve saber exatamente quanto dinheiro tem em caixa. Para isso, precisa avaliar com cuidado o saldo inicial antes de iniciar as operações. Esse pequeno cuidado evita que você gaste além do que deve e que fique com o saldo negativo durante o dia.

Lembre-se também de que emergências podem acontecer, como um custo inesperado ou não receber um valor que já era dado como certo. Por esse motivo, procure sempre manter o saldo do caixa positivo.

Registre origem e destino do dinheiro

Um erro comum no controle de caixa é não registrar com cuidado todas as origens e destinos do valor. Por exemplo, ao receber de um cliente, não especificar se o valor foi pago em cartão ou dinheiro.

Esse pequeno deslize traz um grande problema ao final do dia. Isso porque, dessa forma, os valores não serão iguais ao que está realmente em espécie no caixa naquela data especificamente.

Separe o seu dinheiro do dinheiro da empresa

Outra falha que muitos empreendedores de primeira viagem cometem e que pode provocar a falência é misturar o dinheiro para uso pessoal com o dinheiro da empresa. Esse é um problema comum, mas que pode ser facilmente corrigido.

Procure organizar os recebimentos e pagamentos em contas bancárias separadas. O seu salário deve ser sacado apenas uma vez ao mês como pró-labore. Usar o dinheiro de caixa para o cafezinho no meio da tarde ou para pagar uma conta que foi esquecida pode desequilibrar todo o seu controle.

Ao final do período, você verá que teve um bom retorno em vendas, mas não saberá para onde foi esse dinheiro. Além disso, outro problema bastante comum é que, assim, não será possível reinvesti-lo na própria empresa.

Anote as sangrias corretamente

Para não manter um alto volume de dinheiro em caixa, é preciso fazer algumas retiradas durante o dia. Porém, esquecer de anotar essa movimentação pode trazer um grande problema na hora de fechar as contas.

Por esse motivo, é preciso fazer a anotação cuidadosa de todas as sangrias. Para não perder o controle do que foi retirado, uma dica é anotar a data e horário em que foram feitas, além do destino do dinheiro.

Quais tecnologias podem ser utilizadas nesse controle?

Fazer o controle de caixa à mão é uma ideia totalmente impraticável. Nos dias atuais em que temos tantas soluções tecnológicas em mãos, adotar um sistema eficiente é mais fácil, confiável e eficaz.

Outro erro comum é usar as planilhas de Excel para esse controle. Para trabalhar bem com planilhas digitais, é preciso saber usar os comandos corretamente, além de ser pouco produtivo.

Existem diversos softwares no mercado que ajudam a fazer o controle de caixa de maneira mais inteligente, fácil e automatizada. Neles, você pode colocar diretamente os valores de entrada e saída, sem se preocupar com fórmulas para cálculos, e ter uma visão do seu caixa bem mais clara.

Agora que você já sabe mais sobre controle de caixa, como fazer e quais tecnologias utilizar, esse processo ficará muito mais intuitivo na sua empresa. Colocar as dicas apresentadas neste post em prática garantirá o sucesso da estratégia no seu negócio.

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