Quando uma pessoa é empregada, o contrato deve determinar a jornada de trabalho que ela terá, bem como o período do dia em que esse horário será cumprido. Dependendo do tamanho da empresa, esse controle pode ser difícil de ser implementado, mas é necessário por diversos motivos. Por isso, decidimos elaborar um post, explicando como fazer controle de ponto de forma eficiente.

Considerando a dificuldade que muitos profissionais de RH (Recursos Humanos) enfrentam no processo, vale a pena conhecer as nossas dicas. Então, acompanhe, a partir de agora, algumas dicas sobre o assunto!

Por que é importante fazer o controle de ponto corretamente?

Não importa se a sua empresa é grande ou pequena, o registro de ponto dos colaboradores será importante para ajudar os profissionais de RH a determinarem quem está cumprindo com os horários corretamente, quais valores devem ser pagos e quantas horas extras são feitas por mês.

Ou seja, é uma fonte de informação para os gestores analisarem os períodos efetivamente trabalhados e pagar justamente por eles. Também, podem avaliar a disponibilidade de cada trabalhador por horário, o que facilita o remanejamento da mão de obra dentro do negócio. Por fim, um dos fatores mais importantes é a confirmação de que a empresa segue as normas previstas na CLT (Consolidação das Leis de Trabalho), se livrando de ações penais.

O que a legislação determina sobre o assunto?

Lei 7.855, tornou o controle de ponto obrigatório para as empresas com mais de 10 colaboradores, a partir de 1989. Ela diz o seguinte: “os estabelecimentos com mais de dez trabalhadores são obrigados a anotarem a hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho, devendo haver pré-assinalação do período de repouso”.

Com o avanço dos sistemas eletrônicos, o Ministério do Trabalho publicou, em 2009, a Portaria 1.510, que regula o uso desses recursos, flexibilizando os registros automáticos e permitindo alterações das informações. Essa atualização na lei também passou a exigir a emissão de um comprovante de registros ao trabalhador, observações de alterações realizadas nos dados e o armazenamento das informações para fins de auditoria dos órgãos fiscalizadores.

Como fazer controle de ponto da maneira correta?

Com base na legislação, separamos algumas dicas importantes para você conseguir fazer um controle de ponto mais eficiente na empresa. Confira!

Considere o registro das informações que precisa

Ter as informações certas no registro é fundamental para facilitar o controle. Então, você deve solicitar:

  • identificação do trabalhador (nome, CPF e PIS);

  • data e hora da entrada de cada trabalhador;

  • horário de saída para almoço e lanche;

  • tempo de pausa para descanso;

  • hora de retorno das pausas;

  • hora da saída definitiva (encerramento da carga horária diária);

  • registros que caracterizam hora extra;

  • local e equipamento de marcação do ponto.

Escolha o tipo de controle ideal

Com o passar do tempo, tecnologias foram desenvolvidas para ajudar os profissionais de RH a aprimorarem o controle das horas trabalhadas na empresa. Abaixo, listamos os principais modelos, dos mais simples aos mais sofisticados. São eles:

  • registros manuais em folhas de relatório, em Livros de Ponto, tipo caderno de brochura e capa dura, em cartões tipo ficha de Papel Cartão etc;

  • registros mecânicos realizados em Relógios Cartográficos;

  • registros realizados por meio de ponto eletrônico (digitação);

  • registros em leitores de chips e códigos de barra (crachá magnético ou com código barra);

  • registros por biometria em um leitor de impressões digitais;

  • registros feitos por meio de ponto digital controlado por aplicativo.

Com tantas opções, é importante avaliar a melhor alternativa para o negócio. Se a empresa tem muitos trabalhadores e poucos profissionais para dar conta do recado, um equipamento mais sofisticado será a melhor solução, pois deve agregar automação às tarefas e reduzir o número de erros e retrabalhos. Então, considere a relação custo-benefício de cada tipo de controle antes da decisão.

Calcule o banco de horas

Em muitos segmentos, as regras do acúmulo e compensação de banco de horas pode ser homologado em um acordo coletivo, envolvendo as empresas e os sindicatos da categoria. Contudo, em outros, as regras devem obedecer rigorosamente o que diz as leis trabalhistas, pagando as horas extras no fim de cada mês correspondente. Por isso, o cálculo sempre será necessário.

Se a sua empresa faz banco de horas, utilize os registros de pontos para juntar todos os períodos adicionais trabalhados e busque uma compensação rápida, como folgas e redução da jornada em dias de menos movimento na empresa. No caso das horas extras, o ideal é que se informe sobre os limites estipulados em lei para cada categoria de profissionais, para não ultrapassá-los e realizar os pagamentos de acordo. Geralmente, o limite é de 2 horas diárias.

Forme um banco de dados

Como toda informação gerencial, o controle de pontos também tem valor estratégico para a empresa. Por isso, crie um banco de dados seguro para não perder os registros e as alterações. O ideal é que os dados estejam disponíveis no computador de trabalho, mas com cópias em dispositivos de storage (HD externo, cartões SSD, pendrives) e na nuvem.

Também, é importante fazer um backup diário para manter o banco de dados sempre atualizado com a última informação de registros realizados. Por fim, limite o acesso a esses dados para evitar roubos e alterações das informações sem autorização. Uma forma inteligente de fazer isso é criar logins e senhas de acesso.

Como a automação do controle pode ajudar nesse sentido?

Muitos pontos de controle entregam automação às tarefas de registro, armazenamento e elaboração de relatórios. Basicamente, funcionam como um sistema capaz de agilizar os processos no setor de RH. Se aprofundando mais na tecnologia, eles podem:

  • eliminar erros de registros e cálculos manuais: todo registro e cálculo realizado manualmente é passível de erro. Entretanto, com um sistema de controle automatizado, esse risco é neutralizado;

  • salvar a empresa de processos legais: pegando carona na informação anterior, registros e cálculos corretos diminuem o risco de inconformidades, que resultariam em cobranças judiciais. Então, economiza-se muito tempo e dinheiro com advogados e multas;

  • exibir relatórios detalhados: além do controle automático dos registros, o sistema fornece um relatório digitalizado contendo informações organizadas para a análise do rendimento individual e de um certo grupo de trabalhadores, demonstrando níveis de produtividade e de motivação dentro da empresa;

  • realizar backups automáticos: os dados são armazenados em um banco de dados próprio do sistema, sendo atualizado em tempo real e enviado uma cópia para um local seguro determinado pelo RH da empresa. Tudo isso é possível com apenas algumas configurações de parâmetros.

Agora, que você já sabe como fazer controle de ponto de maneira eficiente, aproveite as nossas dicas para implementar a tecnologia no processo ainda hoje e otimize as tarefas.

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