Você se pergunta frequentemente: como automatizar minha empresa? Se a resposta for sim, certamente percebeu um aspecto fundamental para permitir o crescimento, a sustentabilidade financeira e o sucesso do seu empreendimento. 

Se esse não é um questionamento tão constante e o seu negócio ainda não foi devidamente automatizado, então é urgente que busque informações mais detalhadas, pois só assim vai poder avaliar o quanto essa protelação dificulta e impacta na gestão e na operação.

Em ambos os casos esta postagem vai ajudar em decisões que são definitivas para a lucratividade e a competitividade de qualquer iniciativa empreendedora. Ainda mais diante de momentos de crises significativas, manter-se informado sobre o uso inteligente da tecnologia é determinante, seja para se adaptar, seja para evoluir mais rápido que a concorrência. Separamos dicas fundamentais para ajudar com essa análise. Confira!

Por que automatizar pequenas empresas?

Muitos gestores de pequenos negócios ainda se perguntam sobre a real possibilidade de automatizar os processos da empresa. Será que faz sentido manter alguma dúvida sobre se a automação está ao alcance desses empreendimentos do mesmo modo que ao das grandes redes?

A verdade é que a automação está cada vez mais acessível para empresas de todos os portes e em vários setores, como o financeiro, o que faz dela um requisito de competitividade e não apenas uma possibilidade. Um estabelecimento com muitos processos manuais precisa contratar mais pessoal, demora mais para executar processos e tem um controle menos detalhado e confiável. 

Basicamente, a automação garante um foco mais estratégico e menos operacional. Ou seja, aquelas tarefas repetitivas, monótonas e padronizadas passam a ser executadas automaticamente, enquanto as pessoas focam na qualidade do atendimento e na análise de informações gerenciais. 

Essa mudança pode parecer mais fácil em uma grande empresa porque ela tem mais capacidade de investir. A agilidade em se adaptar à novas tecnologias, porém, é menor, assim como os problemas e dificuldades de mudar são maiores para os grandes negócios. 

Outro ponto é que pequenos estabelecimentos com alto nível de automação desenvolvem uma grande capacidade de escala. Ou seja, é mais fácil crescer automatizado do que com controles e processos manuais. 

A automação é um passo importante para permitir o crescimento, uma vez que um negócio pequeno ainda pode ser relativamente bem controlado manualmente, desde que o gestor passe horas atento a tudo o que acontece. Contudo, isso é impossível conforme o negócio cresce e, principalmente, se filiais são abertas. A qualidade da informação se torna ainda mais importante quando o objetivo é crescer. 

Como automatizar minha empresa?

Feita essas observações, podemos relacionar nossas dicas para você. A maioria delas é bastante prática, mas algumas exigem um pouco de reflexão do aspecto estratégico. Vale a pena dar atenção a elas, já que costumam oferecer ganhos significativos. Confira!

1. Use a automação para melhorar a experiência 

O melhor uso da automação é aquele que permite criar um valor superior para o seu cliente, pois isso tem um impacto determinante na satisfação do consumidor e na competitividade do estabelecimento. Por isso, não foque exclusivamente na tecnologia e no ganho operacional que ela proporciona, mas sim em termos de como ela ajuda a melhorar a eficiência, a agilidade, a comodidade e, de modo geral, a experiência do seu cliente.

Quer um exemplo para que isso fique mais claro? Imagine um restaurante com um processo automatizado em detalhes simples, mas de forma eficiente. Ao pesar um prato, a balança gera um etiqueta com código de barras e o valor impresso, que pode ser lido por um leitor no caixa para fechar a conta automaticamente.

Do aspecto operacional, você economizará tempo e dinheiro, uma vez que um único terminal pode atender mais clientes em um espaço reduzido de tempo. Esse ganho operacional é importante, principalmente, porque garante o pagamento do seu investimento em automação, mas o conforto que um processo mais rápido e confiável gera para o cliente melhora a experiência dele, o que tende a fidelizá-lo.

2. Planeje a infraestrutura

A implantação de processos automatizados é uma forma de estruturar o seu negócio. Do mesmo modo que você precisa de equipamentos como mesas e cadeiras, além de um ambiente físico e material de divulgação, deve estruturar a automação desde os sistemas mais básicos.

Ela funciona muito melhor quando os sistemas conseguem operar de forma integrada, o que inclui balanças e leitores agregados ao seu sistema de gestão. Por esse motivo, é preciso garantir a qualidade de cada uma dessas aplicações.

O planejamento dessa estrutura ajuda a evitar gastos desnecessários, como trocar uma impressora de cupom porque o sistema não é compatível com ela. Isso não significa que você precise contratar um consultor de tecnologia para fazer um plano para você. Com uma boa conversa sobre o seu caso com um fornecedor especializado, já é possível evitar erros de estruturação. 

3. Treine a equipe

É comum que as pessoas coloquem a culpa nos sistemas por alguns erros. A frase “o sistema não permite” está entre as mais utilizadas para justificar negações e problemas. Contudo, o sistema só faz aquilo que foi programado para fazer, ele não toma decisões e sequer muda o que foi lançado.

É óbvio que podem ocorrer problemas de programação, mas esses defeitos são resolvidos logo que identificados e a maioria dos erros ocorre por interferência humana, como os de digitação e uso inadequado. Por isso, se o seu fornecedor de automação indicar a necessidade de treinamento, avalie essa sugestão com atenção. 

4. Considere o retorno sobre investimento

Poucos investimentos oferecem retorno tão rápido e lucrativo quanto a automação. A agilidade e a melhora do controle muitas vezes permitem, por exemplo, diminuir a quantidade de produtos em estoque, o que faz com que o dinheiro parado na prateleira vá rapidamente para o caixa.

Além disso, a produtividade aumenta significativamente, o que garante que a operação fique mais ágil e menos onerosa. Isso sem contar todas as economias proporcionadas pelos relatórios, que ajudam a identificar os negócios mais lucrativos e os que dão prejuízo.

5. Conte com ajuda especializada

Boa parte das demandas tecnológicas e possibilidades de automação tendem a ser uma novidade para a maioria dos empresários. Os equipamentos e sistemas evoluem tanto e tão rápido que fica difícil de acompanhar se você não for da área. 

No entanto, não basta solicitar a ajuda de um conhecido que entende de informática. Um especialista em automação também precisa conhecer o seu negócio. Apenas com base no conhecimento da sua rotina de trabalho que será possível orientar e sugerir alternativas que se encaixam no seu dia a dia.

Por isso, concluímos nossas dicas sobre como automatizar minha empresa com um convite especial, pois mantemos nossa equipe de atendimento capacitada para ajudar negócios como o seu com a automação de processos. Entre em contato conosco e conte com o conhecimento de quem lida diariamente com soluções para empresas do seu segmento.