A automatização de relógio de ponto é uma das atualizações que observamos com a digitalização das empresas, que cada vez mais adotam ferramentas capazes de tornar os processos mais precisos e rápidos.

O controle de horários dos funcionários é extremamente importante para acompanhar se a jornada diária está sendo obedecida, assim como para fazer corretamente o acerto de horas extras e de banco de horas.

Neste post, mostramos como o uso da tecnologia nesse processo pode ajudar a empresa. Acompanhe!

Como é feita a automatização de relógio de ponto?

Em corporações maiores ou mais organizadas, o relógio de ponto era feito por meio de um cartão de papel, que recebia a marcação dos horários de entrada e saída. Com o tempo, essa ferramenta foi melhorada, a fim de tornar o registro mais prático e confiável.

Atualmente, encontramos em várias organizações o controle de ponto automatizado, com a ajuda de um aplicativo integrado ao equipamento de ponto da empresa.

Esses novos relógios registram o horário de entrada e saída pela digital do funcionário e enviam as informações diretamente ao sistema. Esse software pode ser hospedado na nuvem, mantendo total segurança sem a necessidade de um grande espaço nos hardwares da empresa para o armazenamento dessas informações.

Quais são as vantagens dessa automação?

As corporações e o RH experimentam benefícios com a digitalização de processos, ligados à maior precisão e otimização das tarefas. Com a automação do controle de ponto, não foi diferente. Conheça as principais vantagens.

1. Aumento da produtividade

Uma das grandes mudanças do setor de Recursos Humanos é o uso de tecnologias em diversas tarefas que exigiam uma participação humana maior, como a confecção de folhas de pagamento.

A partir do momento em que a empresa opta pelo controle de ponto digital, os profissionais desse setor têm uma preocupação a menos e podem demonstrar maior produtividade em outras tarefas, voltadas à gestão estratégica de pessoas.

2. Redução de erros

Com o uso de um sistema digital, dificilmente você terá problemas no registro de horários. Isso traz relatórios e controles muito mais precisos, além de maior exatidão no cálculo dos períodos trabalhados.

Também auxilia na prevenção de fraudes, já que era muito comum um funcionário bater o cartão de outro. Com o registro pela digital, as chances disso acontecer diminuíram.

3. Melhora do controle das jornadas

Algumas empresas costumam trabalhar com escalas diferentes de trabalho, o que pode trazer uma certa confusão no controle de ponto. Com a automação, esses registros são feitos automaticamente, para que o gestor consiga acompanhar os horários e as folgas das equipes com mais facilidade.

4. Diminuição de riscos jurídicos

O relógio de ponto digital oferece total segurança ao registro de dados e evita a alteração dessas informações. Assim, é uma forte prova documental em ações jurídicas promovidas por ex-funcionários.

Para aumentar essa garantia, algumas marcas contam com a homologação do Inmetro (Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia).

5. Informações em tempo real

O gestor ou o RH podem acessar em qualquer momento os registros dos colaboradores, confirmando os horários relatados e checando se alguém está faltando demais. Isso ajuda a identificar rapidamente algum problema, antes que ele afete a produtividade como um todo.

Esses sistemas também auxiliam no controle de banco de horas, evitando horas trabalhadas desnecessárias ou além do determinado pela empresa.

6. Rapidez no envio de relatórios

A produção de relatórios requer tempo e atenção dos profissionais envolvidos. Embora seja muito trabalhoso, é um recurso necessário para acompanhar a frequência dos trabalhadores e como isso impacta a produtividade da organização.

Com um sistema inteligente, é possível gerar esses documentos em poucos minutos, favorecendo uma gestão mais eficaz e precisa.

7. Melhoria das relações internas

Problemas no registro de ponto podem causar desconfortos entre o RH e os colaboradores, pois impactam diretamente os valores que o trabalhador vai receber. Ao digitalizar o processo, a incidência de erros diminui, evitando situações em que pessoas precisam ir ao departamento para questionar os valores e apresentar atestados ou outras provas para abono.

Como implementar a automação no controle de horas?

As organizações que querem implementar essa tecnologia precisam adquirir dois produtos: o primeiro é o relógio de ponto digital, responsável pela leitura do cartão por proximidade ou por biometria. A segunda aquisição necessária é o software, que será responsável pelo registro de dados, de acordo com as normas determinadas pelo Ministério do Trabalho.

Esse sistema também deve permitir o acúmulo de horas, abonos, produção de relatórios, compensações, entre outros ajustes importantes para que o controle seja feito de maneira inteligente e eficaz.

Também é importante fazer uma comunicação transparente sobre as mudanças no controle de horários para os colaboradores, mostrando como devem fazer os registros nos novos equipamentos. O RH também deve ser atualizado, por meio de treinamentos que orientem sobre o uso da nova ferramenta.

Quais são as consequências de manter o controle manual?

Para manter a relevância no mercado, as empresas precisam acompanhar os avanços tecnológicos e adaptar-se às novas ferramentas. Isso vale não só para as inovações em produtos, mas também nos processos e na gestão dos funcionários.

Ao continuar com o controle de ponto manual, além de ter mais dificuldades na prestação de contas e no registro dos colaboradores, o arquivamento desses dados torna-se muito mais complexo. Isso abre portas para problemas judiciais e até mesmo confusões na confecção da folha de pagamento que podem afetar o relacionamento entre empregado e organização.

Por isso, vale a pena adotar quanto antes a digitalização desse processo, que pode parecer pequeno, mas que é vital para o bom funcionamento da empresa, o controle das jornadas de trabalho e os pagamentos aos trabalhadores.

A automatização de relógio de ponto é um aspecto essencial para a digitalização e a modernização da empresa, seja ela de pequeno ou grande porte. Também ajuda na construção de uma identidade voltada aos tempos atuais e que consegue acompanhar as mudanças que os hábitos e as práticas sofrem.

Está modernizando o sistema de controle de horários da sua organização? Aproveite para conferir este artigo sobre como funciona o relógio de ponto e como usá-lo corretamente. Assim, você poderá dar um passo a mais na digitalização da sua empresa!