O setor financeiro tem um desempenho vital dentro de uma organização. Suas atividades são fundamentais para dar suporte aos demais aspectos da empresa, principalmente, a tomada de decisões. Por esse motivo, investir na automação financeira é sinônimo de processos bem estruturados, redução significativa de custos e erros, operações mais eficientes e aumento de competitividade no mercado.

Neste post, apresentamos um panorama sobre os benefícios dessa tecnologia para que os resultados correspondam aos seus objetivos estratégicos. Confira!

O que é automação financeira?

É o processo de tornar automáticas as principais atividades do departamento financeiro — que envolvem o dinheiro da empresa. Sua função é integrar e padronizar tarefas operacionais e rotineiras aumentando o controle e a produtividade, além de diminuir os erros e as fraudes.

Esse sistema funciona registrando todas as transações do negócio em um único local. É integrado a diferentes meios de pagamentos e realiza automaticamente a conciliação bancária, o gerenciamento do fluxo de caixa, o controle de cancelamentos e estornos, a emissão de relatórios gerenciais, entre outras funções.

Por que é importante para sua empresa?

A adaptação às novas tendências e inovações é essencial para tornar o diálogo entre a organização e o mercado mais próximo. Além disso, facilita a atuação da equipe interna no desempenho das tarefas diárias.

A automação financeira permite a centralização das informações favorecendo a integração de novos recursos e um gerenciamento mais efetivo das vendas e da carteira de clientes. Isso facilita os processos de cobrança e concessão de crédito. Ademais, o investimento nessa solução tecnológica também auxilia na ampliação da vantagem competitiva sobre um concorrente que ainda atua por meio de métodos manuais.

Quais os benefícios da automação financeira?

O aumento da produtividade é equivalente aos recursos oferecidos pela companhia e ao estímulo e apoio que os gestores dão aos seus colaboradores. Os principais benefícios de automatizar os processos financeiros podem ser percebidos assim que o sistema é implementado e entra em operação. Confira a seguir quais são eles.

Integração de processos

As possibilidades são inúmeras para integração de informações, atividades e ferramentas. Um processo de vendas pode ser integrado ao sistema de emissão de notas fiscais e aos lançamentos contábeis, por exemplo. É possível interligar tarefas relativas a vendas, faturamento, recebimentos, cobranças, pagamentos, lançamentos e status de clientes. Com isso, consegue-se um equilíbrio financeiro.

Redução de custos

Ainda que um procedimento de automatização requeira um investimento inicial, o valor investido é facilmente recuperado no decorrer do tempo. Isso porque exige menos mão de obra para manter o bom funcionamento do departamento e reduz erros e retrabalhos, além de obter ganhos em diversos outros aspectos.

Aumento de produtividade

Desde que não se perde mais tempo alimentando planilhas e conferindo um volume grande de informações de forma manual, o tempo pode ser aproveitado para a realização de novos alinhamentos em visão do desenvolvimento da companhia. O time deixa de executar procedimentos burocráticos e exaustivos e foca em aproveitar as melhores oportunidades para alcançar um ótimo retorno dos investimentos.

Segurança de dados

Dados importantes armazenados em computadores próprios ou em papéis ficam mais suscetíveis a extravios e fraudes. Sendo assim, a automação é uma forma segura de realizar as transações financeiras, pois permite o armazenamento das informações em nuvem e backups estratégicos para que nada se perca.

Diminuição de erros

Ao automatizar as atividades do setor, os índices de erros diminuem de forma significativa, já que não é mais necessário inserir dados manuais e o sistema é programado para fazer os registros automaticamente. Por consequência, ocorre também a redução de possíveis multas, juros e penalidades, além de um melhor aproveitamento de tempo, recursos e mão de obra.

Escalabilidade administrativa

Um negócio escalável reproduz processos conforme suas necessidades e expansão, porém, diminuindo custos e contratações de colaboradores. A escalabilidade das rotinas administrativas é importante no suporte às operações. Desse modo, a automação ajuda no crescimento da empresa e faz com que as tarefas financeiras e contábeis se mantenham produtivas e precisas sem a necessidade de mais gastos e funcionários.

Equipe integrada

A gestão financeira de uma organização abrange diferentes departamentos, como compras, estoque, vendas, faturamento, entre outros. Por isso, contar com um software de automação promove a integração entre os profissionais de diferentes áreas, que acessando os dados em tempo real podem se comunicar com mais rapidez, clareza e eficácia.

Como iniciar o processo de automação financeira?

Para o sucesso da implementação de um sistema de automação é preciso considerar alguns passos essenciais que veremos a seguir.

Mapeamento dos processos

Comece mapeando todas as atividades que envolvem dinheiro na corporação para identificar onde existem gargalos e quais delas devem ser otimizadas para gerar resultados mais satisfatórios. Isso também permitirá a comparação dos trabalhos feitos de forma manual com os que serão automatizados.

Envolvimento da equipe

É extremamente importante envolver os colaboradores, pois eles lidam, diariamente, com os procedimentos que serão automatizados. Para tanto, apresente a mudança que será realizada e seus benefícios e os capacite para utilizar a ferramenta de gestão financeira de maneira eficiente.

Adoção de um software

Adote um sistema integrado de gestão para a melhoria dos processos operacionais e facilidades na operação. Ele poderá auxiliar você de diversas formas, como ter um maior controle das transações financeiras e do fluxo de caixa, emitir e pagar boletos, gerar relatórios, monitorar estoque, acompanhar as vendas, entre outros.

Além disso, o departamento não correrá o risco de perder prazos, visto que os softwares emitem alerta sempre que a data de um compromisso está se aproximando. Lembre-se de fazer a escolha considerando as necessidades do seu negócio e das atividades em relação a processamento e integração.

A automação financeira promove ganhos em autonomia, fluidez e escalabilidade administrativa para a gestão de qualquer empreendimento. Contudo, é importante contar com a ajuda de uma empresa especializada para auxiliar nessa implementação. A Luz Automação atua há 25 anos no mercado oferecendo soluções para automatizar processos comerciais e industriais, como softwares, hardware e serviços.

Agora que você já sabe um pouco mais sobre o potencial e a eficiência da automação financeira, fazemos um convite para entrar em contato com a gente e descobrir como podemos ajudar sua empresa a ter melhores resultados. Será um prazer esclarecer todas as suas dúvidas!