Você está preocupado com as suas obrigações fiscais? Quer saber o que é nota fiscal eletrônica? Quer conhecer formas de automatizar a emissão de notas fiscais? Pois bem, este conteúdo foi desenvolvido para esclarecer dúvidas tanto de novos empreendedores quanto dos mais experientes.

A emissão da nota fiscal eletrônica não só é uma exigência legal, mas uma necessidade para documentar as transações comerciais entre uma empresa e os seus clientes.

Portanto, aproveite para conhecer o funcionamento das ferramentas informatizadas no mercado para ajudar com a automação dessa tarefa. Leia mais sobre o assunto no post!

O que é nota fiscal eletrônica?

Como o próprio nome sugere, esse é um documento que existe exclusivamente em meio digital para documentar as vendas, a circulação de mercadorias e a prestação de serviços.

A sua transmissão tanto para a Receita Federal quanto para os clientes ocorre de forma eletrônica, e sua estrutura é padronizada para facilitar a leitura de seus campos.

Como funciona a emissão da nota?

A compra de um produto ou a contratação de um serviço são as ações que dão origem à nota fiscal eletrônica. Existem diversos cenários em que essa emissão é obrigatória, como no momento de aprovação de pagamento de um pedido feito pela internet no qual gera-se uma NF-e.

O seu compartilhamento deve ser feito com o comprador, com a Secretaria da Fazenda do seu estado ou município e com a Receita Federal. Há também a emissão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), mas não confunda, os dois têm finalidades diferentes.

A versão em papel deve sempre acompanhar a mercadoria durante o transporte para os casos de fiscalização.

Quais são as vantagens da NF-e?

Tornar-se um emissor de NF-e representa que a sua empresa opera legalmente e está em dia com as suas responsabilidades fiscais. Essa regularização cria algumas vantagens que você vai conferir nos próximos tópicos.

Possibilita o controle do empreendimento

A nota fiscal também é uma ferramenta de gestão que unifica as áreas de compras, vendas e gerenciamento de estoque. Isso ocorre porque tanto as compras como a venda de mercadorias no varejo são registradas com as respectivas notas fiscais.

Com a integração entre as áreas, é possível acompanhar os níveis de estoque com base na entrada e saída de produtos. Essa medida também garante a acuracidade do inventário para evitar a escassez de itens nas prateleiras.

Integra o planejamento financeiro

Como a NF-e é considerada a versão digital de um documento que registra as transações de compra e venda, torna-se possível a sua utilização para os controles contábeis.

O fluxo de caixa, por exemplo, é uma das demonstrações que pode ser construída com base nesse registro, pois depende da entrada de receitas (notas emitidas) e saída de recursos (notas recebidas).

Simplifica os processos fiscais

Em um país cuja legislação tributária é tão complexa, a possibilidade de contar com um sistema de gestão contribui para a execução desse processo. Minimizar ou, ainda, eliminar a burocracia é a chave para criar um ambiente empresarial focado na melhoria dos resultados e na eficiência.

Além de garantir a regularidade das notas fiscais, os sistemas são responsáveis por:

  • possibilitar auditorias tributárias;

  • manter a empresa operando dentro da legalidade;

  • automatizar o envio do XML para a Receita Federal.

O conhecimento tributário é um passo importante para alcançar a desburocratização tributária que afeta a atividade empresarial no Brasil. Por esse motivo, é tão relevante conhecer o que é nota fiscal eletrônica e quais são as suas particularidades.

Se você está pensando em investir em novos sistemas e equipamentos, dê uma olhada no nosso conteúdo sobre as formas de aumentar a produtividade com a automação.